Если вас заинтересовали мои услуги:
  • внедрение системного и процессного подхода,
  • моделирование и оптимизация бизнес-процессов и оргструктуры,
  • закрытие сложных вакансий и освоение конкурсного метода подбора,
  • участие в моих тренингах или организация мероприятий в своем городе.
Отправьте заявку со своим запросом. Мы свяжемся с вами в течение 24 часов.
Pass the quiz and find out the best variant for your vacation.
Fill out the form and we will contact you soon.
Ваш вопрос ко мне
How long are you going to be on vacation?
What is your budget per person?
500
5000
How many people plan a trip?
+
Additional comments
Как создать должностной функционал
03 августа / 2016
Автор статьи: Виктор Лучков
Вопрос делегирования ответственности подчиненным стоит в каждом бизнесе. И чем меньше предприятие, тем острее вопрос. Для закрепления ответственности помимо устной договоренности с сотрудником желательно оформить ее документально.
Самый популярный документ передачи ответственности – должностная инструкция. Самый популярный и, пожалуй, самый проблемный. В двух предыдущих статьях «Почему не работают должностные инструкции. Часть 1» и «Часть 2» мы уже обозначили слабые места этого управленческого инструмента.
Инструкция — слабый инструмент
С точки зрения закрепления ответственности, должностная инструкция слишком велика по объему, чтобы сконцентрировать нас на главном – на взаимных договоренностях между руководителем и подчиненным. Большинство фраз инструкции формальны. Их много. Представьте усилия руководителя, чтобы проговорить каждую идею инструкции с каждым подчиненным. Не просто проговорить, но еще и прийти к взаимному согласию. Обе стороны должны быть согласны с формулировкой каждого участка ответственности, вменяемого сотруднику в обязанность. При необходимости иметь возможность корректировать любую формулировку инструкции.
должностная инструкция слишком велика по объему, чтобы сконцентрировать нас на главном – на взаимных договоренностях между руководителем и подчиненным
Мы не встали на путь внедрения «слабого инструмента» любыми средствами и способами. Они, несомненно, есть. Например, «огнем и мечом». Но это не наш метод. Для нас важно, чтобы любой документ в системе управления бизнесом появился в результате договоренностей сторон, а не вместо них. Договор с клиентом – результат переговоров между поставщиком и клиентом. Бизнес-процесс – результат работы группы участников процесса на нескольких встречах. Стратегия развития предприятия появится по итогам встречи первых лиц компании и их взаимном согласии.
Функционал как набор требований к должности
Мы создали новый инструмент для закрепления ответственности за сотрудником компании – должностной функционал (ДФ). Он простой и лаконичный. Вся информация об ответственности и полномочиях сотрудника умещается на 1 листе формата А4.
Должностной функционал определяет требования к сотруднику в данной должности:
1) какую зону ответственности обязан взять на себя сотрудник;
2) кому подчиняется сотрудник – административно и функционально;
3) какую цель должен достигать сотрудник регулярно (ежемесячно или ежеквартально);
4) какой круг задач необходимо решать сотруднику на постоянной основе;
5) по каким критериям будет оцениваться деятельность сотрудника.

Рис.1. Пример должностного функционала
Требования необходимы:
- при запуске вакансии,
- при отборе кандидата,
- при адаптации нового сотрудника в должности,
- при планировании программ обучения сотрудника,
- а также для текущего управления деятельностью сотрудника.
Для создания должностного функционала разработана методология. Создан программный продукт «Bizarc.pro», который помимо моделирования бизнес-процессов и структуры подразделений и должностей позволяет формировать функционал каждого должности. На рисунке пример функционала, созданный в программе «Bizarc.pro».

Методика применения функционала уже передана десятками предприятий в ходе стратегических сессий. Частично раскрою методику в данной статье.
Программа «Bizarc.pro» - это ваш персональный бизнес-архитектор, удобный сервис для моделирования всех инструментов управления предприятием. Бесплатная учебная версия доступна 3 месяца после регистрации предприятия в системе. Информационная страница программы - http://process-manager.ru. Изучите 3 видео с примерами моделирования. Существует гостевой вход для просмотра готового предприятия. Адрес облачного сервиса: http://bizarc.pro, логин – «гость», пароль – «0123».
Методология должностного функционала
Вернемся к методологии. В основе «должностного функционала» лежит известный метод управленческой пирамиды: «Цель – задачи – действия».

В одной пирамиде – одна цель. Цель декомпозируется на 7-10 задач. Для решения каждой задачи используется набор действий. На практике требуется не менее 70 различных действий для решения всех задач.

Рис.2. Управленческая пирамида
Цель отвечает на вопрос «зачем?». Применительно к функционалу звучит так: «Зачем нужна данная должность в компании?» Для достижения какой цели она нужна?
Задачи отвечают на вопрос «что?». Что нужно сделать, чтобы реализовать поставленную цель? Задачи собираем вокруг цели, создавая так называемый «круг задач». Важно, чтобы каждая задача отображала свой сектор деятельности, не дублируя сектора других задач. Необходимо посмотреть на достижение цели со всех сторон, чтобы в «кругу задач» не осталось белых пятен.
«Круг задач» - это иная проекция управленческой пирамиды. Взгляд на пирамиду сверху вниз.
Рис.3. Цель и круг задач
Действия отвечают на вопрос «как?». Как нужно решать каждую из задач? Действия собираем в алгоритмы для решения задач – бизнес-процессы, регламенты или рабочие инструкции. При формировании «круга задач» мы исключаем действия из поля зрения. Абстрагируемся от демотивирующего вопроса «а КАК мы это сделаем?». Для правильного определения зон ответственности важно понимать «что делать», а не «как делать».

«Как делать» оставляем на откуп бизнес-процессов и регламентов, а также на квалификацию правильно подобранного исполнителя, которому мы сможем доверить данный круг задач.
Сразу скажу, что пирамид может быть несколько – для разных уровней управления:
1) стратегия
2) тактика
3) оперативка
Должностной функционал создаем для оперативного или регулярного уровня управления. Регулярность устанавливаем календарный месяц, реже квартал. Такая регулярность определяется плановым периодом деятельности сотрудника и частотой выплат премий за реализацию плана.

Исходя из этой жизненной логики, цель должности всегда связана с планом: «выполнить план продаж», «выполнить производственный план», «выполнить план работ», «выполнить план мероприятий», «выполнить плановые показатели».
Для функционала выработан следующий типовой круг задач, который подходит для любой должности:
Рис.4. Круг задач с 5 типовыми задачами для Должностного функционала
Есть отличия между руководителями и их подчиненными. Руководители должны обеспечить выполнение задачи, исполнители – выполнить задачу. У руководителя задачи масштабнее, чем у исполнителей. Задача исполнителя – индивидуальная, задача руководителя – коллективная. Руководитель обязан обеспечить выполнение всех индивидуальных задач подчиненными.

Соответственно задачи могут иметь следующую формулировку:
Специальные задачи необходимы для конкретизации задач в рамках конкретной деятельности. Например, у сотрудника отдела продаж будут специальные задачи, связанные с клиентами, дебиторкой, продуктом, ценами и т.д. У сотрудника склада – задачи по товародвижению на складе, у бухгалтера – по налоговой и управленческой отчетности, кассовой дисциплине и пр.

В специальные задачи мы включаем все те секторы деятельности сотрудника, на которые необходимо постоянно обращать внимание.
Метод Должностного функционала очно изучаем с участниками открытой бизнес-сессии «Как построить систему в своем бизнесе». Сессии провожу регулярно, оставьте заявку в форме регистрации.

С уважением, Виктор Лучков
Бизнес-консультант, член Гильдии маркетологов России
Эксперт по проведению организационных изменений

Телефон (WhatsApp): +7 (903) 835-9990
E-Mail: viclu@ya.ru
Skype: victor.luchkov